Kilde Statens sivilrettsforvaltning
Målsettingen med prosjektet er å legge til rette for mer effektive representasjonsordninger for personer med nedsatt funksjonsevne.
For å få til dette skal prosjektet utvikle et system der vergefullmakter kan registreres i et sentralt fullmaktsregister (FUFINN). Slik blir det tilgjengelig for aktørene som vergen skal samhandle med, og vergene kan ta i bruk egen elektronisk ID når vedkommende skal utføre oppgaver på vegne av vergehaver. FUFINN er et SKATE-prosjekt og drives av Digitaliseringsdirektoratet.
Dere fortalte i møtet at det sentrale prosjektet har utarbeidet brukerhistorier da de satte i gang. Vi anbefaler at dere utarbeider egne brukerreiser. Det er mange aktører involvert. Start med å få en helhetlig oversikt over disse (både profesjonelle og ikke profesjonelle) og hvilke behov de har. Dere kan deretter velge scenarier som dere lager brukerreiser fra. Hvilke opplevelser har de forskjellige aktørene i møte med de ulike tjenesteaktørene? Finn ut hvordan de ulike aktørene som Fylkesmannen, NAV, Skatt og andre opplever møtet med vergene. Sørg for at dere tilfører prosjektet tilstrekkelig designdreven kompetanse, eksempelvis på tjenestedesign.
Det kom fram i møtet at dere ikke har avgjort hvor findelt granuleringen skal være. Kan dere la behovene til sluttbrukerne være veiviser på hvor detaljert granuleringen skal være? I samtaler med brukerne vil dere få gode innspill på hva som brukes mest. Dette kan gi dere en god pekepinn når dere skal prioritere.
En del virksomheter bruker også brukerreisene som et utgangspunkt for å lage scenarier for hendelser som kan oppstå i brukerens liv eller hos samarbeidsaktørene. Hvordan skal dere ivareta eventuelle endringer i behov og tjenestekataloger? Dere kan for eksempel bruke scenarier til å finne ut hvordan dere kan håndtere eventuelle uønskede hendelser.
Det kan være utfordrende å få til forpliktende samarbeid med andre aktører i digitaliseringsprosjekter. Vi anbefaler at dere bruker brukerhistoriene til å lage «den gode historien». Gjennom den gode historien forteller dere hva dere vil oppnå. Den gode historien må treffe hjertene til de som hører den.
Kan dere identifisere og beskrive et bredere utvalg av gevinster? Hvilke kvalitative gevinster innenfor sikkerhet, brukeropplevelser og rettsikkerhet kan dere bruke for å fortelle den gode historien?
Den gode historien må dere gjenta kontinuerlig. Det kan derfor være lurt å ha en dedikert, engasjert person til denne oppgaven. En slik person må være i løpende dialog med alle aktørene. Dere kan ikke ta ansvar for gevinstrealiseringen hos andre. Når dere forteller den gode historien legger dere til rette for at de andre aktørene kan beregne og bekrefte egne gevinster.
Dere har et ganske lavt budsjett til selve systemutviklingen. Forsikre dere om at de andre etatene kan tilpasse sine systemer til det dere skal utvikle. Hvem skal bruke systemet og hvordan skal de bruke det? Hvordan skal dere håndtere at det kan finnes ulike baksystemer hos kommunene? Mye av gevinstpotensialet ligger i integrasjon mellom systemer. Ikke vær fornøyd med en løsning der dere kun setter «strøm på papir».
Dere er avhengige av at det sentrale FUFINN-prosjektet leverer det dere trenger til riktig tidspunkt. Har dere tilstrekkelig informasjon om hva som skjer i dette prosjektet? Vi anbefaler at dere knytter dere tettere til prosjektet.
Mange av de tjenestene vergene trenger tilgang til er forvaltet av kommunene. Vi anbefaler dere å kontakte KS som er i ferd med å få en vesentlig rolle i digitaliseringen av kommunene. De fungerer som en samlende aktør slik at den enkelte statlige virksomhet slipper å gå direkte til hver enkelt kommune. KS kan oppnevne samarbeidskommuner som dere kan samhandle med når dere skal innhente brukerinnsikt, og også når løsninger skal testes.
Dere har i utgangspunktet tenkt å gjennomføre prosjektet i ulike faser. Vi anbefaler at dere endrer gjennomføringsstrategien. Ha oppmerksomhet på tidlig testing slik at dere raskt luker bort feil. Slik unngår dere å bli sittende igjen med mange feil som dere må rette opp i til slutt. Smidig gjennomføring gir dere et bedre bilde av hvilke funksjoner som er nødvendige og hvilke som det er kjekt å ha.
Kan dere for eksempel starte med ett fylkesmannsembete og noen få verger fra de ulike kategoriene (profesjonelle/ikke profesjonelle)? Relater gjerne de valgte scenariene av brukerreisene til hva dere prioriterer å utvikle først. Knytt til dere de mest sentrale aktørene og la disse teste ut hvordan mandatene kan granuleres i et embete.
En gradvis utrulling kan gi flere positive bieffekter. Tett involvering av sluttbrukerne innebærer at disse samtidig læres opp til å bruke de digitale tjenestene. Det fylkesmannsembete dere starter med vil også bli en viktig medhjelper når dere skal selge prosjektet til de andre. Det skaper forventning og nysgjerrighet hos de andre embetene.
Når dere velger en smidig utrulling vil dere oppleve at dere må håndtere drifts- og forvaltningsoppgaver samtidig som dere er i utvikling. Hvordan kan dere håndtere det? Beskriv dette i prosjektplanen. Sikre at dere har riktig kompetanse.